Es steht auf unserer Website ganz oben: BriefBuilder ist ein Tool für Anforderungsmanagement. Aber was genau ist das überhaupt?

Definition

Das Konzept des Anforderungsmanagements (AM), auf Englisch „requirements management“ (RM), ist in anderen Disziplinen der Ingenieurswissenschaft wie der Softwareentwicklung oder Raumfahrttechnik schon lange etabliert – in der Baubranche hingegen noch recht neu. Es wird also höchste Zeit, den Begriff zu erklären. Fangen wir mit der Definition an.

Offiziell formuliert lautet die Definition des Anforderungsmanagements so:

Der Prozess, Anforderungen für ein Gebäude zu erfassen, zu strukturieren, zu kommunizieren, zu analysieren und zu verifizieren, mit dem Ziel, dass die Bedürfnisse aller Stakeholder erfüllt werden, die das Gebäude später benutzen, besitzen, erwerben oder betreiben.

Etwas informeller könnte man es so definieren:

Alles, was erforderlich ist, um sicherzustellen, dass das Projektergebnis die Bedürfnisse der Stakeholder erfüllt. 

Das Konzept überschneidet sich zu großen Teilen mit dem der Bedarfsplanung, es gibt aber Unterschiede im Umfang. Während der Bedarfsplan sich typischerweise auf die Anfangsphase von Projekten konzentriert (also die Bedarfsplanung), ist AM ein fortlaufender Prozess, in dem über alle Projektphasen hinweg Anforderungen definiert, verfeinert, aktualisiert und verifiziert werden. Schau Dir das Diagramm unten für einen Vergleich der beiden Ansätze an (basierend auf der Arbeit von Arto Kiviniemi).

Ein weiteres Hauptmerkmal des AM ist, dass der Fokus dabei nicht nur auf den funktionalen Anforderungen des Bauherrn liegt (wie bei vielen Bedarfsplänen), sondern auch auf Anforderungen an Technik und Gebäudebetrieb. Das Anforderungsmanagement richtet sich daher an das Planungsteam plus alle weiteren Beteiligten wie Projektmanager, Ingenieure, Subunternehmer und Zulieferer.

Warum ist Anforderungsmanagement wichtig?

Anforderungen sind das Grundgerüst für jedes Entwurfs- und Konstruktionsprojekt. Sie definieren, was erwartet und benötigt wird und setzen das ins Verhältnis zu Themen wie Gebrauchstauglichkeit, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Flexibilität, Effizienz und die Benutzererfahrung.

Bei komplexen Bauprojekten (z. B. Krankenhäusern, Laboren oder Infrastruktur) gibt es meist eine Menge Anforderungen zu beachten, was den Überblick erschwert. Damit steigt das Risiko, dass Anforderungen während des Projekts übersehen oder ignoriert, nicht angemessen aktualisiert oder verifiziert werden. Potenzielle Konsequenzen sind Entwurfsmängel, Scope Creep, überzogene Budgets und Verzögerungen aufgrund von Nacharbeiten.

Ziel des Anforderungsmanagements ist es, solche Probleme zu vermeiden. Die Grundidee: Eindeutige und fehlerfreie Anforderungen sorgen in Kombination mit systematischer Überprüfung der Anforderungserfüllung dafür, dass die Projekte den Bedarfen ihrer Stakeholder entsprechen.

Welche Arbeitsschritte gehören zum Anforderungsmanagement dazu?

Ein effektives AM besteht aus den folgenden Schritten:

1. Anforderungen erfassen
2. Anforderungen strukturieren
3. Anforderungen kommunizieren
4. Anforderungen analysieren
5. Anforderungserfüllung verifizieren
6. Anforderungen mit BIM-Modellen verknüpfen
7. Änderungen aktiv verwalten
8. Anforderungen standardisieren und wiederverwenden

Unten gehen wir im Detail auf die einzelnen Punkte ein. Reihenfolge und Inhalt dieser Arbeitsschritte im Detail hängen von der Komplexität des Projekts und dem gewählten Ausschreibungsverfahren ab.

1. Anforderungen erfassen

Im ersten Schritt werden die Bedarfe und Anforderungen aller Stakeholder (also z. B. Bauherr, Gebäudemanagement, künftige Benutzer und andere Interessengruppen) des Projekts erörtert und gesammelt.

• • • Stakeholder-Mapping/-Identifikation
    • Workshops/Interviews mit den Stakeholdern
    • Dokumentenanalyse interner und externer Standards

2. Anforderungen strukturieren

In diesem Arbeitsschritt werden die gesammelten Informationen – zu diesem Zeitpunkt oft noch „schwammig“ – strukturiert und verfeinert. Am Ende steht ein einzelner, eindeutig formulierter und gut organisierter Anforderungskatalog.

• • • Projektstrukturpläne für die geplanten Räume und/oder Systeme erstellen
    • Anforderungen „smart“ machen (also sie mit ausdrücklichen Werten und Maßeinheiten versehen)
    • Mögliche Unstimmigkeiten finden und lösen, Duplikate entfernen

3. Anforderungen kommunizieren

Es ist unglaublich wichtig, alle Anforderungen an die Personen zu kommunizieren, die das Projekt planen und errichten werden. Ganz einfach geht das, indem Du den entsprechenden Teams Zugriff auf das Online-Anforderungsmodell gibst, oder mittels Exports und Berichten.

• • • Projektbeteiligten Zugriff auf Anforderungen inklusive Kommentarmöglichkeiten geben
    • Anforderungen aktualisieren, Versionen verwalten und Unterschiede zwischen den Versionen kommunizieren (auch bekannt als Baselining)
    • Unterschiedlichen Beteiligten für sie relevante Übersichten und Berichte zukommen lassen

4. Anforderungen analysieren

Die Anforderungsanalyse ist eine formale Überprüfung der Projektanforderungen durch das Planungsteam, entweder bevor der Entwurfsprozess beginnt oder während der Ausschreibungsphase. Die Ergebnisse daraus gehen dann zurück an den Bauherrn, der die Anforderungen auf dieser Basis weiter verfeinert.

• • • Risikoanalyse des Anforderungskatalogs
    • Umsetzbarkeit von Anforderungen prüfen
    • Den unterschiedlichen Projektbeteiligten (Subunternehmer, Architekt, etc.) Anforderungen zuweisen

5. Anforderungen mit BIM-Modellen verknüpfen

Wenn Anforderungen gleich im richtigen Format erfasst werden, können sie dann mit BIM-Modellen verbunden werden. Der Vorteil dabei ist, dass die Anforderungen so in den Entwurfsprozess einfließen und für automatische Verifizierungen der Entwürfe genutzt werden können.

• • • Räume in BriefBuilder mit Räumen in BIM-Modellen (IFC) verknüpfen
    • Prüfen, wie Anforderungen in Entwürfe übertragen wurden
    • Anforderungen in Anwendungen des Planungsteams exportieren/integrieren

6. Anforderungserfüllung verifizieren

Im Verifizierungsprozess wird geprüft, ob ein Entwurf oder fertiggestellter Bau den definierten Anforderungen entspricht. Die Anforderungserfüllung kann mit einer einfachen Tabelle überprüft werden, aber auch mithilfe eines umfangreicheren Plans, der unterschiedliche Methoden (z. B. Berechnungen, Simulationen, Inspektionen) und Zeitpunkte für die Verifizierung vorsieht.

• • • Verifizierungsplan entwickeln
    • Verschiedenen Rollen und Beteiligten Verifizierungen zuweisen
    • In unterschiedlichen Phasen Verifizierungen durchführen

7. Änderungen aktiv verwalten

Im besten Fall ändern sich die Anforderungen im laufenden Projekt gar nicht erst, aber komplett vermeiden lassen sich Änderungen auch nicht. Sie können sich beispielsweise aus neuen Erkenntnissen, veränderten Budgets, Feedback von Subunternehmern oder regulatorischen Änderungen ergeben. Doch das muss nicht zum Problem werden, solange die Änderungen kontrolliert durchgeführt werden.

• • • RFCs (Requests for change) bezüglich ihrer Auswirkung auf Kosten, Zeit und Qualität analysieren und prüfen
    • Akzeptierte RFCs implementieren
    • Änderungen an Stakeholder kommunizieren

8. Anforderungen standardisieren und wiederverwenden

Hast Du einen effektiven Anforderungskatalog entwickelt, macht es viel Sinn, die Anforderungen in Standards zu verpacken und wiederzuverwenden. Großkunden könnten beispielsweise Anforderungsvorlagen für spezifische Raumtypen (wie Patientenzimmer oder Klassenräume) oder Systeme (z. B. Zutrittskontrollsysteme) erstellen. Standardisierung schafft über verschiedene Projekte hinweg Einheitlichkeit und beschleunigt den Spezifizierungsprozess.

• • • Anforderungsverzeichnisse oder -vorlagen für gängige Raumtypen, Systeme oder Gebäudetypen erstellen
    • Qualität der Anforderungen nach jedem Projekt bewerten (z. B. durch Auswertung der Verifizierungsergebnisse und Anzahl der RFCs in Zusammenhang mit einer bestimmten Anforderung)
    • Durchführung von Post-Occupancy-Evaluations, „Lehren“ aus dem Projekt in Anforderungen für neue Projekte übersetzen

Probiere es aus!

Du fragst Dich wahrscheinlich schon länger, wie Du den Erfolg Deiner Projekte mit Anforderungsmanagement steigern kannst. Wenn du diese Prozesse von Anfang an mit BriefBuilder aufbaust, legst du den Grundstein für eine reibungslose Einführung des AM. Starte direkt mit einem Anforderungsmodell für Dein Projekt – mit einer kostenlosen Testversion von BriefBuilder (keine Kreditkarte nötig).